Principales informes financieros que todo emprendedor
debe revisar regularmente.
Los estados contables e informes financieros y sus mediciones son elementos fundamentales para la toma de decisiones, sin importar el tipo y tamaño de empresa que se gestione.
Si bien es probable que usted tenga un conocimiento básico de las finanzas, es posible que no sepa qué debe priorizar para mantener bajo control el equilibrio financiero de su empresa.
Muchos empresarios no elaboran ni revisan sus estados financieros sino hasta el momento de cierre de ejercicio y de la presentación de las declaraciones de impuestos. Pero dedicar un tiempo para elaborar, revisar y analizar de forma mensual algunos informes financieros clave puede ayudar a:
- Definir y ajustar los objetivos comerciales de corto y largo plazo
- Evaluar la liquidez de su negocio y contar con recursos suficientes para emergencias
- Analizar la información del punto de equilibrio
- Ajustar las actividades comerciales para mantenerse dentro del presupuesto,
- Elaborar planes presupuestarios y pronósticos de crecimiento.
Estos son los principales informes que los emprendedores deben revisar con regularidad para obtener una comprensión clara y oportuna del desempeño de la empresa.
A primera vista, los estados financieros pueden parecer intimidantes y/o poco claros. Sin embargo en la actualidad existen programas de gestión contable que permiten generar informes automatizados y personalizados.
1. Estado de situación patrimonial (Balance general)
El balance general brinda información sobre la situación económica y financiera de la empresa, así como los tipos de recursos disponibles para fines de financiamiento. La revisión del balance le ayudará a aclarar cuál es su situación respecto de los activos y de las deudas, y de qué modo puede hacer frente a sus acreedores.
Su balance general es en esencia una descripción general de cuentas de activos y pasivos, que se resume en una ecuación contable básica: activos - pasivos = patrimonio neto. Cuando revise su balance general, observará elementos tales como activos y pasivos de corto plazo y deberá asegurarse de contar con activos suficientes para cubrir las cuentas por pagar.
La información que surge del balance general permite analizar el comportamiento de los gastos e ingresos en relación con los objetivos presupuestados y determinar qué productos/servicios podrían ser los más rentables en el próximo período y dónde es posible que deba reducir el gasto para sostener el rumbo.
2. Estado de resultados
El estado de resultados también conocido como estado de pérdidas y ganancias, ofrece una descripción general de la generación de ingresos, pero también puede ayudarlo a:
- Evaluar la rentabilidad de la empresa.
- Descubrir la forma de optimizar el uso de los recursos y maximizar las utilidades del negocio.
- Evaluar la eficiencia operativa.
- Definir la distribución y/o retiro de utilidades.
- Estimar proyecciones de ventas y de productos/servicios que podrían ser más rentables para el próximo período.
- Descubrir si es posible reducir costos.
La clave aquí es ver más allá de los números básicos que se muestran. Este informe le permite analizar más en profundidad el comportamiento de los gastos e ingresos y tener una mejor idea de cómo las tendencias a largo plazo podrían afectar su negocio.
3. Presupuesto versus real
Elaborar presupuestos sin comparar con los datos reales en forma periódica, no tiene sentido. Este informe compara sus niveles de ingresos y gastos reales con su presupuesto, ofreciendo una visión general de qué tan bien se están cumpliendo sus objetivos dentro de un cierto período de tiempo.
4. Estado de flujo de efectivo
Puede pensar que el flujo de efectivo de su negocio funciona de manera similar a tener efectivo a mano en su billetera en caso de emergencias. El efectivo tiene un valor definido y se puede utilizar de inmediato; su propósito está más vinculado a las actividades de ingresos y gastos que a las deudas, los activos o el capital social a más largo plazo.
El estado de flujo de efectivo ofrece una visión importante de su liquidez. Debe asegurarse de tener suficiente efectivo disponible para cubrir los pagos inmediatos y de corto plazo en lugar de depender siempre del financiamiento bancario. Su estado de flujo de efectivo también envía mensajes importantes a los posibles acreedores o accionistas sobre el desempeño general de su negocio.
5. Análisis del punto de equilibro
Tanto emprendedores como empresarios quieren saber cuál es el número mínimo de unidades que deben producir y vender para poder cubrir los costos de producción, los costos de operación, y de administración y comercialización. En síntesis, el valor en ventas que una empresa debe alcanzar para cubrir exactamente todos sus costos.
Para poder entender el concepto de punto de equilibrio, se deben identificar con precisión los diferentes costos que intervienen en los diversos procesos y saber clasificarlos según su naturaleza fija o variable.
Un análisis de punto de equilibrio ayuda a administrar otros aspectos del negocio. Por ejemplo, puede:
- Determinar los efectos de los cambios en los costos fijos y variables.
- Incentivar la actividad de ventas con el punto de equilibrio como el objetivo original.
- Monitorear y controlar los costos: el punto de equilibrio establece puntos de control de costos.
- Decidir una estrategia de precios: con gráficos de equilibrio se puede medir el impacto de los precios de venta cambiantes en el volumen de ventas y la rentabilidad
Revisar e interpretar la información
Tal vez no cuente con todos los conocimientos necesarios para interpretar la información que surge de cada uno de los informes antes mencionados, pero es importante generar el hábito de revisar mensualmente dicha información, en lugar de esperar el cierre de ejercicio o el momento de presentar las declaraciones de impuestos.
Monitorear las actividades durante todo el año le permite tomar decisiones oportunas frente a las fluctuaciones que se producen de mes a mes y hacer un presupuesto inteligente para cambios inesperados o emergencias.
Muchos emprendedores y empresarios no destinan recursos ni tiempo suficiente para administrar de forma adecuada su contabilidad, por lo que pueden sentirse abrumados al ver estos informes. En estos casos es necesario recurrir a un apoyo profesional externo, que pueda ayudarlo a comprender cómo utilizar estos informes como guía de sus decisiones de negocio.