El uso de la contabilidad en las empresas.
En la actualidad casi todas las empresas cuentan con
un sistema contable, es decir un medio para recolectar, registrar, acumular,
analizar y presentar en valores monetarios la información relativa al negocio. Aunque
en la práctica la separación no resulta tan evidente, para los fines de este análisis
podemos considerar que estos sistemas están integrados por dos partes: la
contabilidad financiera y la contabilidad gerencial.
La contabilidad financiera tiene como
principal objetivo proporcionar información económico-financiera a personas
ajenas a la operatoria interna de la empresa tales como accionistas, inversores,
bancos, entes reguladores (por ej. IGJ. AFIP, ARBA CNV, BCRA), organismos
profesionales, otros acreedores, etc. Por lo tanto, las técnicas, normas y
principios utilizados para recopilar y presentar las cifras contables responden
en gran medida a las exigencias de estos actores externos.
Aun cuando una parte substancial de la información
puede obtenerse de la que se elabora para los interesados externos, los directores
y administradores de una empresa también necesitan de una gran variedad de
datos adicionales. La denominación contabilidad gerencial se refiere a
la información contable que es útil para los que administran las actividades
del negocio.
Como se puede observar, el tipo de información que se
elabora varía según los propósitos que se persigan para el uso de la misma. Una
persona que desee utilizar inteligentemente la información contable debe
entender el probable significado de una cifra, sus limitaciones y bajo qué
circunstancias puede tener un significado diferente del que aparentemente
proporciona, pero no requiere saber cómo proyectar, instalar y verificar la
exactitud de un sistema de contabilidad, puesto que para estas funciones puede
confiar en los contadores. Pero la actividad de administración de una empresa es mucho más que el uso de la
información contable.
Entonces cabe preguntarse ¿para qué se utiliza la información contable en
la administración de una empresa?
Entre de los usos más difundidos de la información
contable encontramos las actividades de planeamiento y control.
Planeamiento
Planear es el proceso para decidir las acciones que se
deben seguir en el futuro. Generalmente este procedimiento consiste en
considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir
cuál de ellas es la mejor. Un plan puede referirse a una parte o a toda la
empresa; por lo tanto, un plan puede consistir en determinar si el precio de
venta de un producto debe o no aumentarse y otro plan puede referirse a la
decisión de fusionar una compañía
con otra. La característica esencial de un plan es que involucra una decisión
para actuar en el futuro.
El planeamiento es diferente del pronóstico, puesto
que este último es una estimación de lo que sucederá en el futuro pero no
implica la realización de acciones o decisiones personales. Por ejemplo se
puede pronosticar el clima, pero no puedo planear la lluvia.
Podemos considerar dos tipos de planeamiento aunque en
la práctica se encuentran integrados y no resulta fácil distinguirlos: a) planeamiento periódico, y b)
planeamiento de proyectos especiales.
El planeamiento
periódico,
también llamado presupuesto, es el proceso de hacer planes
para todas las actividades de una empresa por un período determinado,
generalmente de duración anual. Un objetivo importante de este proceso es
integrar los distintos planes que se hacen para cada sector de una empresa para
asegurarse que armonicen entre sí y que
el efecto conjunto de todos ellos es satisfactorio. Por ejemplo, al elaborar un
presupuesto puede revelar que se ha
planeado un incremento importante de las ventas de una línea de productos,
mientras que el sector de producción no estimó los insumos adicionales y de la
mano de obra necesaria para hacer frente a dicho aumento. Es posible que en empresas
muy pequeñas el administrador o propietario conozca detalladamente los planes
generales y considere innecesarios los presupuestos formulados por escrito; sin
embargo éstos se convierten en una herramienta cada vez más importante a medida
que crece la empresa.
Control
Es el proceso mediante el cual la administración puede asegurarse, dentro de
lo posible y de forma razonable, que las actividades de la empresa se realizan
conforme con lo panificado y a las politicas establecidas. La información contable se usa
para fines de control de las siguientes maneras:
a) Como un medio de información y comunicación. Los datos contables contribuyen a informar a la
organización de los planes aprobados por la administración y en general, de las
formas de acción que la administración desea que la empresa realice.
b) Como un medio de motivación. A menos que se trate de una empresa personal y muy
pequeña, la tarea de los administradores no consiste en ejecutar ellos mismos el trabajo, -esto es, elaborar y vender
el producto y/o servicio-, sino verificar que otros realicen esas actividades.
Esto requiere, en primer lugar, contar con el personal necesario y entrenado
dentro de la organización, y en
segundo lugar, que esta organización tenga la motivación para
ejecutar lo que la dirección desea. La información contable puede contribuir (o
dificultar si no se usa correctamente) al proceso de motivación.
c) Como medio de verificación y monitoreo. Los directores necesitan evaluar periódicamente la
eficiencia del personal en la ejecución de sus tareas, lo que puede originar aumentos de
sueldo, promociones, cambio de tareas, sanciones de varias clases y, en casos
extremos, recortes de personal. La información contable puede ayudar en este
proceso de evaluación, aunque la sola información que revelan los registros de
contabilidad no sea suficiente para juzgar el desempeño de las tareas de una persona.
Las empresas obtienen o generan y usan información
contable relevante y de calidad para apoyar la gestión y control sobre las
actividades que realizan. Sin embargo, este aspecto no debe ser considerado un
privilegio de las grandes empresas. En la actualidad existen herramientas que
facilitan la implementación de un modelo de generación de información gerencial
para su uso en las pymes.
Es importante considerar que los procesos decisorios
relacionados con el planeamiento y el control sólo son factibles con
información contable precisa, confiable y actualizada.